Helena von Wowern

Om Helena

Helenas CV

• Beyond Gravity

  Projektledare

  2024 -

• Sjöfartsverket

  Förändringsledare

  2021 - 2024

  Förändringsledare i införandeprojekt affärssystem IFS Cloud. Systemskiftet påverkade majoriteten av Sjöfartsverkets medarbetare. Helena förberedde övergången genom att öka medvetenheten och förmågan i organisationen. Här ingick bland annat kommunikation, motståndshantering och utbildning. I rollen ingick även hantering av förändringsbehov i processer som blev en följd av systemskiftet.

• Svensk Plaståtervinning

  Projektcontroller

  2021 - 2021

  Miljardinvestering i ökad plaståtervinning där Svensk Plaståtervinning bygger världens största och modernaste anläggning. Helena var projektcontroller, både i förstudien bland annat för att säkerställa finansieringen och därefter i genomförandeprojektet när anläggningen byggdes.

• Transportstyrelsen

  Projektledare

  2020 - 2021

  Projektledare it-stöd för nytt EU gemensamt regelverk för drönare (obemannade luftfartyg)
  
  UTMANING: Digitaliseringen skulle inbegripa hela processen från registrering av operatör/slutfört onlineprov med digitalt drönarkort till slutförd handläggning inom myndigheten. Detta inklusive drönarflygarens inloggning i eget utrymme, automatiserad diarieföring samt direktbetalning. Samarbete med övriga berörda länder innebar att kraven förändrades samtidigt som utveckling av systemstöd skedde.
  LÖSNING: Helautomatiserad process för fjärrpiloten från online-provet via betalning till utfärdat drönarkort samt efterföljande automatiserad handläggning inklusive diarieföring. Likaledes helautomatiserad process för drönaroperatören, både privatperson och organisation. Projektet var pilot för att införa swish som betalningsmetod inom myndigheten.
  RESULTAT: För att möta det stora informationsbehovet lanserades Drönarguiden redan i maj 2020. E-tjänsterna för såväl privatpersoner som organisationer driftsattes samtidigt som regelverket trädde i kraft i januari 2021.

• Transportstyrelsen

  Projektledare

  2019 - 2019

  Projektledare förstudie ersätta befintligt verksamhetssystem inom sjöfart
  UTMANING: Befintligt tillsynssystem Sjö är i behov av ersättning. Vilka behov finns? Hur ersätts systemet på bästa sätt?
  LÖSNING: Helena genomför förstudie inklusive behovsanalys med berörd verksamhet.
  RESULTAT: Portföljstyrgruppen beviljar starten av ett genomförandeprojekt för att ersätta hela systemet.

• Saab AB

  verksamhetsutvecklare

  2018 - 2018

  UTMANING: I samband med övergångsfasen i skiftet av Service Management system upplevdes användarsupporten för koncernens ekonomisystem både svårtillgänglig och rörig. Detta upplevdes av både användaren som behövde hjälp och personalen i supporten som hanterar inkomna ärenden.
  LÖSNING: Ny kö-koordinator etablerades och lärdes upp. Strukturering av de olika supporttyperna. Allt ifrån beställningar, som överförts till det nya systemet, t ex av behörigheter eller organisationsuppdateringar, lyftes in i formulär. Till att support kvarvarande i det gamla systemet strukturerades. Gott samarbete med förvaltningen av fas1 för Service Now. Informationsspridning till och upplärning av personalen i supporten så att de kunde använda båda systemen på bästa sätt. Kommunikation och instruktion till användarna vart de ska vända sig och hur de får hjälp med olika typer av support.
  RESULTAT: Tydlig struktur för de olika supporttyperna, fler ärenden landar rätt direkt i supporten för ekonomisystemet och kan därmed hanteras tidigare.

• Saab AB

  Projektledare/verksamhetsutvecklare

  2017 - 2018

  Projektledare uppgradering av Saab-koncernens gemensamma affärssystem till Unit4 Business World On! Spring 2016
  UTMANING: Utöver själva systemuppgraderingen ingick utvärdering och därefter eventuellt införande av de nyheter som den nya versionen innehöll. En övergång till virtuella klienter skedde inom ramen för uppgraderingsprojektet.
  LÖSNING: Helena initierade och planerade projektet för att därefter leda arbetet i mål inkl styrning av 50-talet projektmedlemmar.
  RESULTAT: Utfästa projektmål uppnåddes enligt budget och tidplan. Nyheter som bl a Analyzer i webben, appar för tidrapportering och attestering infördes.

• Saab AB

  Projektledare

  2016 - 2017

  Projektledare: Implementering av affärssystem Agresso M3 inkl 20-talet integrationer främst med IFS
  UTMANING: Ersätta befintligt affärssystem med koncernens gemensamma
  LÖSNING: Helena ledde projektet med 50-talet projektmedlemmar från initiering till överlämning till systemförvaltningen. Saabintern projektstyrningsmodell som bygger på PPS. Helena lärde upp Dynamics konsult i projektledning.
  RESULTAT: En stabil driftsättning med välutbildade nya användare i ett projekt utfört enligt utfäst tidplan och väl inom budgetramarna.

• Saab AB

  Projektledare

  2015 - 2016

  Projektledare: Implementering av affärssystem Agresso M3 inkl 20-talet integrationer bl a med Aveva Marine
  UTMANING: Ersätta befintligt affärssystem som till stor del byggde på excelsnurror
  LÖSNING: Helena ledde projektet med 40-talet projektmedlemmar från initiering till överlämning till systemförvaltningen. Saabintern projektstyrningsmodell som bygger på PPS. I uppdraget ingick även att lära upp Kockums projektledare i projektledning.
  RESULTAT: En stabil driftsättning enligt utfäst tidplan och väl inom budgetramarna.

• Stockholm Stad

  Projektledare/verksamhetsutvecklare

  2010 - 2012

  Projektledare flertalet ekonomirelaterade projekt
  UTMANING: Avtalssystemet för Trafikkontorets avtal inklusive debiteringsunderlag i stordatormiljö behövde bytas ut till ett mer modernt system.
  LÖSNING: Helena både ledde och utförde en stor del av arbetet från behovsanalys, via kravanalys, tester och driftsättning till projektavslut.
  RESULTAT: Det nya avtalssystemet implementerades i enlighet med de krav och önskemål som identifierades i förstudien.

• Stockholm Stad

  ekonom/controller

  2009 - 2010

  Avdelningsekonom (Trafikkontoret, Teknik & Trafiktjänst)
  UTMANING: I rollen som avdelningsekonom ingick en rådgivande och systemexpertroll att systemtekniskt genomföra en övergång till beställarorganisation.
  LÖSNING: Helena ansvarade för hela processen från kravställare till utbildning av de nya användarna hos entreprenören. I arbetet ingick en anpassning i Agresso Service och nyutveckling av Felanmälan i WebInfo.
  RESULTAT: Systemförändringarna och den nya processen implementerades enligt tidplan. Entreprenören fick direkt från start ett fungerande systemstöd

• Stockholm Stad

  Projektledare/verksamhetsutvecklare

  2008 - 2008

  Delprojektledare i Stockholm Stads uppgraderingsprojekt till Agresso v5.5. Helenas ansvarsområde var Tid- och Projekt samt Service modulerna.
  UTMANING: Genomföra en uppgradering av Tid- och Projektmodulen där flertalet olika behov skulle samsas i samma lösning.
  LÖSNING: Förutom att Helena ledde samtliga projektmoment var hon också starkt involverad i förändringsbehov och tester i samtliga faser. Hon höll också i en referensgrupp på 20 personer vid de berörda förvaltningarna.
  RESULTAT: Modulerna uppgraderades i enlighet med de krav och behov som identifierades i projektets inledande fas.

• Stockholm Stad

  Projektledare/ekonom

  2007 - 2008

  UTMANING: Agresso servicemodul behövde vidareutvecklings samt en integration med Trafik Stockholms felanmälansystem, Kopplet, behövde byggas för att effektivisera samarbetet mellan Staden och Trafik Stockholm.
  LÖSNING: Helena tog i sin projektledarroll fram en kravspecifikation samt utförde en stor del av projektarbetet inklusive funktionstester och stöttning av den personal som utförde acceptanstester. Hon agerade också i en supportfunktion under projektets avslutande fas.
  RESULTAT: Förbättrade arbetsprocesser inom Agresso servicemodul och genom integrationen med Kopplet kortades ledtiderna för ärendehanteringen.

• Stockholm Stad

  Projektledare/ekonom

  2006 - 2006

  UTMANING Införa Agresso Service (arbetsorder, återrapportering tid och material samt lager och tekniskt anläggningsregister). En modul som i sin helhet definierades som ett avsteg från malluppsättninge för Stockholm Stad. De sedan tidigare implementerade ekonomiblocket samt Tid- och Projektmodulen behövde samverka med den nya modulen med så få anpassningar som möjligt.
  LÖSNING: Efter behovsanalysen genomfördes en utförlig konsekvensanalys som i sin tur mynnade i genomförandet av sammanlänkningen med befintlig uppsättning och införandet av Servicemodulen. Helena handledde och stöttade avdelningens interna projektledare.
  RESULTAT: Införlivandet av Agresso Service medförde bara en anpassning i befintlig uppsättning.

• Stockholm Stad

  Projektledare/verksamhetsutvecklare

  2002 - 2005

  Projektledare införandeprojekt affärssystem Agresso v5.4 för fackförvaltningarna Gatu- och Fastighetskontoret, Trafikkontoret och Exploateringskontoret.
  UTMANING: Övergång från stordatorbaserat skräddarsytt ekonomisystem som använts länge till modernt affärssystem med ett annat arbetssätt och därmed följande förändrade processer.
  LÖSNING: Nuläges och behovsanalys inledde ett större förändringsarbete där även förändringsbehovet i framtida arbetssätt inkluderades. Tätt samarbete med Stadsledningskontoret som höll samman systemskiftet för Stockholm Stads samtliga förvaltningar. Helena var projektledare från projektstart till mål där ekonomimodulerna samt Tid- och Projektmodulen implementerades. Personalansvar för en heltidsanställd assistent. Ledde 70 personer ute på avdelningarna i implementeringsarbetet. Cirka 600 slutanvändare utbildades i hennes regi i modulen Tid- och Projekt.
  RESULTAT: Förvaltningarna var så nöjda med Helenas arbeta att hon blev fast anställd för att fortsätta utveckla ekonomifunktionen och driva framtida projekt.

Helenas kompetensområden

• Affärssystem

  Agresso, Monitor

• Branscherfarenhet

  Stat/kommun/Landsting

• Drift/Support/Service

  Användarsupport

• Kommunikation & Information

  Engelska, Utbildningsmaterial, Internkommunikation, Kommunikationsplanering, Förändringskommunikation

• Kvalitetsstyrning

  Dokumentation, Dokumenthantering, Change Management

• Ledarskap

  Ledarskap allmänt, Det coachande ledarskapet

• Metoder & Processer

  PM3, Ratten/Pilen, PPS, Prosci ADKAR

• Modulkunskap affärssystem

  Leverantörsreskontra, Kundreskontra, Inköp/lager, Fakturering, Projektredovisning/Projektstyrning, Tidrapportering, Redovisning, Order/Distribution, Anläggnings-/Inventarieregister, Controlling

• Projektfaser

  Förstudie, Införande och överlämning, Test, Utveckling/Genomförande, Implementation, Drift

• Projektledning

  Projektadministratör/assistent, Projektledning, Administrativ delprojektledning, Administrativ huvudprojektledning

• Roller

  Förändringsledare, Utbildningsledare, Systemförvaltare, Lärare, Huvudprojektledare, Delprojektledare

• Systemtyper

  Systemförvaltning

• Test & Verifiering

  Acceptanstestledning, Systemtestning, Funktionstestning, Testledning, Integrationstest, Acceptanstest

• Tillämpningar

  Affärssystem, Elektronisk fakturering

• Utbildning

  Annan högskoleutbildning 4 år eller mer, civ.ek

• Verksamhetsutveckling och Strategi

  Change Management, Förändringsledning, ERP Implementation, Projektledning, Utbildning

Helenas anställningar

• Head of Financial Systems, Saab AB

  2017 - 2018

• Projektledare & systemförvaltare, Saab AB

  2014 - 2017

• Systemförvaltare, Veidekke

  2012 - 2014

• biträdande projektledare, P&O Nedlloyd Ltd.

  2002 - 2002

• Projektledare, Stockholm Stad

  2002 - 2012

Helenas utbildningar

• Leda Digital Transformation Certifiering, DigJourney

  2023 - 2023

• Prosci Change Management Certification, Proacteur

  2019 - 2019

• High Performing Teams, Mannaz

  2018 - 2018

• Strategic Leadership, Mannaz

  2017 - 2017

• Communicative Leadership, Mannaz

  2017 - 2017

• Performance Driven Leadership, Mannaz

  2016 - 2016

• Authentic Leadership, Mannaz

  2016 - 2016

• Marknadsförings- och personalledningskurser, Universität Hamburg

  1996 - 1996

• Ekonomie Magister i Företagsekonomi inriktning Strategi, Linköpings Universitet

  1992 - 1996