Innovationsimplementering och projektstyrning

Kan man använda metoder och ramverk för projektstyrning, såsom till exempel PMBOK[1] från PMI (Project Management Institute), för innovationsimplementering? Svaret är absolut ja!

Med struktur och verktyg till exempel från PMBOK[2] kan organisationer skapa en systematisk process för att driva innovation från idé till lansering och maximera sannolikheten för framgång. Projektmetodiken kan integreras på flera nivåer i innovationsprocessen, och här är några specifika sätt på vilka det hänger ihop:

1. Projektinitiering och idégenerering - projektinitieringsfasen i PMBOK

Under den här fasen kan PMBOK hjälpa till att definiera projektets syfte, mål och omfång för innovationsinitiativet. Här skapas också initiala intressentkartor och affärscase, vilket hjälper till att rättfärdiga idén och bedöma om det är en investering värd att satsa på.

Till exempel kan man definiera ett innovationsprojekt för att utveckla en ny produkt genom att tydligt formulera målet, affärsnyttan, och preliminära krav med hjälp av intressentanalyser och affärsmotiveringar.

2. Projektplanering och konceptutveckling – projektplaneringsfasen i PMBOK

Under planeringsfasen kan företag använda verktyg från PMBOK för att kartlägga hur innovationen ska utvecklas och implementeras. Verktyg för tidshantering (schemaläggning) och kostnadsplanering hjälper till att skapa en realistisk väg framåt. Riskhantering blir viktig, särskilt i innovationsprojekt där osäkerhet är en konstant faktor.

Till exempel att skapa detaljerade utvecklingsfaser för en prototyp eller koncepttestning där man sätter upp tydliga mål för varje fas och schemalägger iterationer. Planera för risker, som oförutsedda tekniska problem, genom att inkludera handlingsplaner och buffertar.

3. Projektgenomförande och prototyp/produktutveckling – projektgenomförandefasen i PMBOK

När innovationsprojektet går in i genomförandefasen kan PMBOKs metodik för resurs- och kommunikationshantering säkerställa att teamet är samstämt och har tillgång till rätt resurser. Här är styrning och samordning avgörande, och projektledaren kan se till att alla följer den överenskomna planen.

Till exempel regelbundna statusmöten för att säkerställa att alla i teamet har rätt information och uppdateringar kring projektets framsteg. PMBOKs verktyg för förändringshantering kan också vara också centrala i innovationsprojekt då justeringar och iterativa förbättringar ofta krävs.

4. Övervakning, kontroll och utvärdering av progress - övervaknings- och kontrollfasen i PMBOK

Här kan PMBOKs metoder för övervakning och kontroll säkerställa att innovationsprojektet följer tidplanen och håller sig inom budgeten. Om resultatet avviker från målen kan projektledningen göra nödvändiga justeringar.

Som exempel kan man använda metrics och mätetal för att följa upp effekter och progress, samt regelbundna projektgranskningar för att identifiera och hantera eventuella avvikelser från innovationsmålen.

5. Projektavslut och implementering/lansering – avslutningsfasen i PMBOK

Avslutningsfasen enligt PMBOK ger en tydlig struktur för att implementera/leverera innovationen och säkerställa en smidig övergång till drift. Här ser man också till att allt lärande dokumenteras, vilket är viktigt för framtida innovationsprojekt.

Till exempel ett formellt projektavslut där man utvärderar projektets utfall mot de ursprungliga målen, samt att en överlämning sker till en drift- eller försäljningsenhet om det rör sig om en produkt.

För- och nackdelar med PMBOK för innovation

• Fördelar: PMBOK ger en tydlig struktur och förbättrar förutsägbarheten i innovationsprojekt, där komplexitet och osäkerhet ofta kan vara höga.
• Nackdelar: En utmaning med att använda PMBOK för innovationsimplementering kan vara att den strukturerade metoden riskerar att vara för rigid och hämmar det kreativa utforskandet som innovation ofta kräver. För att övervinna detta kan organisationer kombinera implementationen mer flexibla metoder, såsom agila arbetssätt och Design Thinking-principer, i kombination med PMBOK.

Genom att anpassa en projektstandard som till exempel PMBOK efter det aktuella innovationsarbetets specifika behov kan organisationer få en robust grund som möjliggör både struktur och flexibilitet. Nästa vecka ska vi skriva lite om hur man kan hantera risker och utmaningar i innovationsprocessen. Vi hoppas det låter intressant. Häng med, vi ses i nästa post i Innovationsbloggen!

Joakim Falkäng och Mikael Berg

Innovationsbloggen startsida