Extern internprojektledare i stort systembyte

Hej Jan och Camilla! Jan, berätta om PLM Group!

Jan: Sen mitten av nittiotalet arbetar vi som återförsäljare av mjukvara för produktutveckling och tillhörande tjänster. För fyra-fem år sedan började vi också sälja 3D-skrivare. Vi är en sammanslagning av återförsäljare i hela Norden och Baltikum som 2009 gick ihop i ett bolag och vi har även växt genom att köpa upp bolag, Nu är vi ca 140 anställda.

Vi har utvecklats i och med digitaliseringen. Jobbar du i CAD-mjukvara skapar du i princip en digital, virtuell produkt i 3D. Den kan utnyttjas i både försäljning, tillverkning och inköp. Det är lättare att titta på en 3D-produkt än på en ritning, du kan ta isär produkten och titta på delarna eller utföra virtuella tester. I Singapore har man skapat en helt virtuell stad där man gå in och simulera flöden, el och allt annat. Möjligheterna är oändliga.

3D-skrivare har blivit än mer aktuellt i samband med Corona-krisen. Många företag sitter med brutna leveranskedjor, där väljer vissa att köpa en 3D-skrivare och själva ta fram de komponenter man inte kan få fatt i.

Hur kom du i kontakt med Camilla och Kvadrat?

Vi hade tidigare haft konsulter från Kvadrat inne för organisationsutveckling och annat. Jag fick Camillas CV från Helen Asklund på Kvadrat Malmö, hon sa "jag tror att Camilla skulle passa superbra, både för det här projektet och för er som företag.

Beskriv uppdraget!

Jan: Det började med att vi kom överens om att Camilla skulle delta i ett första steg tills vi hade hittat ett system och en leverantör och fått godkännande av styrelsen för att sätta igång, Camilla så var det väl?

Camilla: Så var det. Att utvärdera leverantörer har jag jobbat med på ganska många företag tidigare. Jag har även själv jobbat som leverantör på Volvo IT och har haft uppdrag både som projektledare och IT-chef i organisationer där jag har upphandlat system. Så jag har varit både beställare, kittet mellan business och IT och även IT-leverantör tidigare, det har jag haft nytta av i det här uppdraget.

Jan: Det här var ett ganska stort arbete, vi startade utvärderingen i februari, i augusti fick vi godkännande från styrelsen. Det var till stor del tack vare Camillas gedigna arbete som hon hade lagt ner. En mycket tydlig målbild och en presentation av hur vi hade vägt de olika alternativen mot varandra. När jag sen diskuterade med Helen Asklund på Kvadrat Malmö kom vi fram till att det också vore bra att ha någon som håller ihop allt på vår sida under införandet, så att vi inte bara sitter i knät på den externa leverantören. Då förlängde vi Camillas uppdrag.

Berätta om systembytet!

Jan: Det gällde i princip samtliga våra IT-system, framför allt ERP- och CRM-system men också projektledningssystem. Från början skulle vi även byta ärendehanteringssystem men det löste vi genom att integrera befintlig lösning med systemet vi valde, Microsoft Dynamics.

Arbetet med systemutbytet startade i september och vi gick live första maj, en månad efter planerad tid. Huvudorsaken till förseningen var att vi inte hade kapacitet i vår ordinarie organisation för hinna allt vi skulle göra i tid. I ett så här omfattande arbete är en månads försening en rätt stor succé.

Camilla: Jag fick frågan "vad ska du göra för att detta inte ska bli ett år försenat och dubbelt så dyrt, som det blir i alla såna här projekt", men det var inte riktigt där vi hamnade.

Jan: Nej, och läget, nu knappt två månader efter go live, är att allt väsentligt fungerar och vi har glada medarbetare. Och så är det inte alltid när man har bytt ut alla IT-system. Vi har förstås mycket kvar att lära om systemet och hur vi kan vidareutvecklas med det, men vi kan köra de processer vi behöver och människorna som arbetar med systemet är glada. Jag tror inte man kan spänna bågen mycket mer än så i en sån här implementering.

Camilla: Det var ju också ett av de uttalade målen, att öka nöjdheten hos de anställda. 

Jan: Camilla har lett hela processen, skött alla förhandlingar och under implementeringen både drivit samarbetet med leverantören och koordinerat vårt interna arbete, som inte var så litet det heller. Mitt och Camillas samarbete har till stor del skötts genom mycket tydliga veckorapporter och regelbundna styrgruppsmöten.

Camilla: Tillgängligheten till styrgruppen har varit helt fantastisk i det här projektet, det har hela tiden gått att få snabba beslut. Change-hanteringen är en annan framgångsfaktor, vi har nästan inte släppt in någonting nytt i projektet. Jan har varit väldigt stringent och sagt att nej, det här ingår inte, jättebra idé men vi tar det senare. Leverantören, jag och ledningen har fungerat väldigt bra tillsammans.

Du har varit enormt lyhörd för våra behov och önskemål och samtidigt varit en ovärderlig rådgivare...

Jan: Här får jag passa på att ge Camilla lite mer beröm. Du har varit enormt lyhörd för våra behov och önskemål och samtidigt varit en ovärderlig rådgivare och stoppat oss vid vissa tillfällen och fått oss på spåret igen. Du är så strukturerad och samtidigt pragmatisk, det har gjort att det verkligen har varit en sann glädje att arbeta tillsammans. Sen fick vi en positiv överraskning på slutet - att du är migreringsexpert. Det hade vi god användning för, kan jag säga.

Camilla: Det var inte planerat, men sista månaden skötte jag migrering av data. Så är det när man är gammal programmerare, då vill man ha lite teknik också. Därefter körde vi igång med en "big bang" första maj. Övergången blev smidig, vi har inte haft uppe frågan om vi ska backa tillbaka till de gamla systemen. Vi har heller ingen restlista med saker som inte fungerar, däremot en hel del önskemål. Man har ju valt en världsledande plattform och det finns stor utvecklingspotential.

Jan: Vi har sagt att vi håller tillbaka önskemål för att se om vi ska anpassa oss till systemet eller tvärt om.

Vad kommer ni minnas från det här projektet?

Camilla: Jag har lett många IT-projekt genom åren, jag måste säga att leverera detta på både tid och budget i COVID-tid, det är ganska unikt. Och att användarna är så nöjda. De ingredienserna brukar inte sammanfalla alla gånger.  

Jan: Flera av våra medarbetare har sagt att "tänk om våra kunder hade haft en Camilla" när vi levererar våra projekt. Ofta finns varken kapacitet eller kompetens för att ta emot leveransen. Det är ju en roll som man inte behöver konstant över tid, det är just i implementeringsprojekt som det behövs. Därför har de flesta kunder inte tillgång till kompetensen. Man sitter ofta med sitt vanliga arbete i knät också.

Jan, berätta om din bakgrund!

Jag är officer från början och lämnade 1990 för att arbeta för Velux, ett danskt företag som gör takfönster. Först som distriktschef för Mälardalen/Stockholm. Från slutet av 1991 och framåt arbetade jag med att etablera Velux i centrala östeuropa, totalt var jag på Velux i nästan 20 år. Efter att ha kört eget under en period tog jag anställning på PLM. Först som försäljningsdirektör, fast egentligen hade jag rekryterats för att bli VD, det visste jag inte om när de anställde mig. Nu har jag jobbat i drygt sju år som VD.

Tack Jan och Camilla!

Är du nyfiken på vad Kvadrat kan hjälpa ditt företag med? Läs mer här.