Hur fungerar intervju och onboarding med social distansering?

Hej Annica! Hur gör ni på Kronofogden IT intervjuer och onboarding av konsulter och anställda hos er - nu under pågående COVID-19-epidemi?

- Vi har ett ständigt behov av att vara på topp i vår organisation då vi har ett viktigt samhällsuppdrag. Vi på IT har en väldigt viktig funktion, allt behöver vara uppe och snurra. Vi får helt enkelt inte göra fel. Covid-19 har ändrat förutsättningarna, men vårt behov av duktiga och kompetenta människor kvarstår. Vi fortsätter att rekrytera för fullt, men med andra förutsättningar. Vi tycker att det personliga mötet är viktigt men har ändrat om till att köra digitala möten. Alla har stor förståelse för att det blir lite annorlunda.

Hur ser det ut rent praktiskt?

- Nu gör vi röstbaserade intervjuer digitalt via Skype. Att bara prata kräver en helt annan approach. När man ses fysiskt är det lättare, man ser hur den andre tar emot det man säger. Utan bild får man anstränga sig att lyssna på ett annat sätt. Jag tror att helt andra människor en helt annan typ av chans med det här upplägget. Även om vi tror att vi är fördomsfria tror jag att vi alla har fördomar på något sätt.

Är det ett medvetet val att inte köra med bild i intervjuerna?

- Nej, vi letar efter ett verktyg för både ljud och bild som vi kan få igenom säkerhetsmässigt. Det känns trevligare och jag tror det är lättare att få ett avslappnat möte. Senare i processen kör vi Skype med bild.

Utan bild blir det en annan typ av samtal som kräver lite mer av mig som intervjuare. Jag måste ge en personlig bild av mig själv och samtidigt få den intervjuade att slappna av. Det handlar om att ge mer av sig själv och vara mer beskrivande, eftersom vi inte har bild och inte kan rita på tavlan. Jag behöver tänka igenom innan vad jag ska säga om vår organisation. Det är viktigt att sikta på dialog och checka av med de man intervjuar att de förstår.

Vad händer efter första intervjun?

- Med konsulter är det oftast bara en intervju, sen bestämmer vi oss. Är det en rekrytering har vi en andra intervju. Vi är flera som intervjuar, är det en konsult är det någon från området som behöver konsulten som intervjuar. Vi har också med en person med samma funktion som konsulten ska ha och checkar av kunskapsnivå.

Oavsett om det handlar om en konsult eller anställd har vi också en säkerhetsintervju. Där fångar vi upp saker som spelberoende, hur ens vänkrets ser ut och liknande.

Och när ni valt ut någon för uppdraget?

- När vi ska anställa eller ta in en konsult behöver vi träffa dem fysiskt. Vi behöver vidimera att de är de de utger sig för att vara. De behöver få dator och logga in första gången här på plats innan de kan arbeta hemifrån. Det har hitintills inte varit några problem. Man behöver inte gå så nära varandra och många jobbar på distans så det är inte så jättemycket folk på plats ändå.

Det är viktigt att sikta på dialog och checka av med de man intervjuar att de förstår

Oavsett om man är konsult eller anställd får man ett välkomstpaket med ett antal utbildningar som rör tidrapportering och praktiska saker. Det ska göras första veckan. I vanliga fall kör vi detta i fysiska möten, men materialet är digitalt så nu använder vi det i Skype. I den här fasen har båda parter tillgång till våra system så då kan vi också köra bild.

Vi har också faddrar, konsulter får faddrar från området där de ska jobba som hjälper dem komma igång med det de ska göra. Anställda får också faddrar från samma område, men från en annan grupp, för att de ska få lära känna flera människor.

Tror du att intervju och onboarding kommer att påverkas och se annorlunda ut efter Coronakrisen?

- Jag tror att det vi är med om nu gör att vi förstår att vi kan tänka och göra annorlunda. Exempelvis är det här med att redan från början ha möjlighet att använda bild i våra intervjuer  vitalt just nu. Det blir lättare att till exempel vidimera körkort och dela dokument.

Hur många är ni på Kronofogden IT?

- Just nu är vi 85 anställda och 114 konsulter. Vi försöker anställa för att få jämnare balans. Våra konsulter är som anställda, vi försöker att inte göra praktisk skillnad. Konsulterna är lika viktiga - de är en stor del av vår leveransförmåga.

Stort tack för intervjun, Annica!

Är du nyfiken på Kvadrats konsulter? Sök på teknik/inriktning, kompetens, kontorsort m m här: Hitta konsult.