Undvik mötesdöden – engagera dina mötesdeltagare med Open Space
Sverige är ett av de länder som har flest möten i världen. Över 20 procent av svenskarna tycker att möten är slöseri med tid och 80 procent skulle rentav beskriva möten på arbetet som oinspirerande. Så hur kan vi få våra möten effektiva och givande?
På 80-talet skapade Harrison Owen en annorlunda metod för att höja deltagarnas engagemang under möten. Han kallade mötesformen för Open Space. Metoden bygger på idén om att de mest kreativa idéerna uppstår när ingen styr agendan och resultatet. År 1999 kom Mia Lund i kontakt med Open Space för första gången. Sedan dess brinner hon för att få andra att effektivisera sina möten genom metoden och har modererat många stora Open Space-möten.
Hej Mia, berätta lite om dig själv och din yrkesresa!
– I år firar jag faktiskt 20 år med IT. Precis som med mycket annat, så har också min yrkesroll förändrats genom åren och min karriär har gått från fokus på systemutveckling och databasdesign, till projektledning och verksamhetsutveckling. Idag brukar jag säga att jag står på tre ben när det kommer till mitt arbete; teknik, ekonomi och ledning/ styrning. Som person är jag ganska analytisk och något fyrkantig, samtidigt som jag också gillar det som ibland kan ses som lite luddigt i kanterna. En av de saker som jag skulle påstå faller i kategorin “lite luddigt”, men som ligger mig väldigt varmt om hjärtat, är Open Space.
Vad innebär Open Space och hur kom du i kontakt med detta?
– Första gången jag kom i kontakt med Open Space var under en konferens i Mexico år 1999. Vi var 400 personer som skulle delta och jag kan inte direkt påstå att jag hade några högre förväntningar. Ska jag vara helt ärlig så var jag faktiskt på väg att gå därifrån, men det gjorde jag aldrig – och tur var väl det! När det väl drog igång så var det en helt ny och fantastisk upplevelse, och jag kände direkt att det var något jag ville arbeta med.
Be prepared to be surprised!
Konceptet Open Space går ut på att ta fram det som deltagarna egentligen vill diskutera och inte det som någon annan vill att de ska diskutera. På så sätt får alla dels komma till tals, och dels kommer det fram tankar och förslag som ingen hade fångat upp annars. Deltagarna skapar själva agendan och samlas, tillsammans med de som har samma intresse av ett ämne, i självorganiserade gruppdiskussioner. När Harrison Owen själv talar om Open Space så brukar han säga ”Be prepared to be surprised!” och det tycker jag är ett citat som beskriver Open Space väldigt bra.
Metoden har fyra principer och en lag.
Principerna är:
Vad som än händer så är det det enda som kan hända.
Vem som än kommer (på ditt möte), är de enda rätta.
När det än börjar så är det rätt tid.
När det är slut så är det slut.
Lagen om två fötter lyder:
Om du är med i en gruppdiskussion och känner att du inte får ut något och inte heller tillför något, så ska du gå vidare till en annan diskussion – precis som du gör i fikarummet om samtalsämnet runt bordet inte intresserar dig.
När passar metoden som bäst och hur använder du dig av den i ditt arbete?
– Det finns så många situationer då Open Space passar bra – framför allt i grupper där deltagarna har olika bakgrund, kultur, religion, status, roller eller liknande. I en blandad grupp i en organisation blir diskussionerna helt andra än om man till exempel bara samlar mellanchefer. Modellen passar också bra när frågeställningen är komplex eller om det finns ett otydligt problem eller när något gnisslar och skaver – men när det är oklart exakt vad detta är.
Vilka är dina bästa tips för ett lyckat Open Space-möte?
– Det är främst två saker som man ska tänka på när man arbetar med Open Space – en bra lokal och en duktig moderator. Om vi börjar med lokalen så är det viktigt att den är anpassad för modellen. Det behöver finnas stora ytor och många grupprum, men också bra ljudanläggning och mikrofoner. Moderatorn behöver kunna förklara och förmedla modellen på ett inspirerande sätt så att samtliga deltagare förstår, men det är också viktigt att denna kan skapa en trygg och lugn atmosfär i gruppen. När gruppmötena sedan har kommit igång så är moderatorns främsta uppgift att hålla sig undan och inte synas till förrän det är tid för återsamling och reflektion.
Tack Mia – vad spännande det låter med Open Space! Är du mer nyfiken på Mia så hittar du hennes profil här. Eller är du kanske sugen på att veta mer om livet som Kvadratkonsult? Då kan du läsa mer här.
