Projektstyrning – En praktisk guide för effektiv ledning

Ökad komplexitet i projektfloran

Under 80- och början av 90-talet var antalet projekt på företag relativt få. Konkurrensen om projektmedlemmarnas tid var därför mindre mellan färre projekt och mer med människors åtagande i linjen eller förvaltning. Projekt sågs som något man gjorde vid sidan av det ”riktiga arbetet”. Ändå är min uppfattning att projektmedlemmarna hade mer tid att träffas för att föra projekten framåt, och mer fokuserade på sina uppgifter. Därmed kunde projekttiderna hållas förhållandevis korta.

De senaste 20 åren har antalet samtidigt pågående projekt ökat kraftigt. Antalet projektdeltagare har också ökat men även antalet projekt som de deltar i. Resultatet blir att deras tid blir fragmenterad i många olika möten, mellan olika uppgifter och krav från många olika håll, vilket leder till många ställtider och därmed längre väntetider. Det finns även en stor risk för att vissa personer i nyckelroller som deltar i för många initiativ skapar flaskhalsar och en stressig arbetsmiljö. 

Projekten ska ju dessutom följa organisationens strategier på både kort och lång sikt. 

Allt detta gör att projekttiderna i genomsnitt blir längre, vilket i sin tur gör att projekten kan behöva hantera omvärldsförändringar och sena ändringar. Det finns även risk för att nödvändiga projektbeslut från företagsledningen blir sena eller felaktiga om de inte har tillräckligt stor insikt i vad de olika projekten gör.

Projekten ska ju dessutom följa organisationens strategier på både kort och lång sikt. Ju fler de samtidiga projekten blir, desto mer komplex och svåröverblickbar blir projektfloran. Är transparensen låg finns risk att projekten inte stöder företagets strategier och utvecklar produkter som inte hänger ihop med företagets inriktning. Färre projektinitiativ och med god transparens skapar möjlighet till samordning där produkter eller delar av produkter kan återanvändas i fler projekt och produkter.  

Hur kan vi ta oss an dagens utmaningar? Vad kan vi göra för att fler projekt ska vara framgångsrika och kunna avslutas på kortare tid? Lika lite som man ska bli slav under lasten ska man bli slav under dygden. Sunt förnuft och pragmatism måste råda. Enligt mina samlade erfarenheter från projektvärlden vill jag här dela med mig några tips och tankar i den riktningen.  

Förstå ditt projektlandskap

I dagens snabbrörliga miljöer har antalet projekt och deras komplexitet ökat. Ökningen leder till splittrade tidsresurser och längre projekttider. Identifiera först hur många projekt din organisation hanterar samtidigt. Bedöm deras inverkan på varandra och hur de hänger ihop med organisationens övergripande strategiska mål.

Begränsa antalet samtidigt pågående projekt

Prioritera de viktigaste projekten utifrån strategisk relevans och lönsamhet. Projekten ska ha en inbördes prioritering. Resurssätt därefter de högst prioriterade projekten med personer i olika roller. Varje resurs bör inte delta i fler än två projekt. Om det inte finns fler resurser att tillsätta till projekten ska inte heller fler projekt startas. Projekten behåller sin prioritering men ställs på kö för att startas då lediga resurser finns att tillgå. 

Skapa organisationen

I toppen för projektstyrningen ska ett projektkontor finnas. Det bör bemannas med åtminstone delar av företagets ledning. Projektkontoret väljer vilka projekt som ska startas och när. Starttid styrs av när nödvändiga resurser finns tillgängliga. Resursansvariga lånar ut sina resurser till de prioriterade projekt som projektkontoret har bestämt ska genomföras.

När de prioriterade projekten är i gång ska progressen för dem följas upp. Det gör projektchefen vars huvuduppdrag är att ta emot statusrapporter från de pågående projekten varje vecka. På dessa möten rapporterar varje projekt vad de gjort den senaste veckan, vilka saker de planerar att göra nästkommande vecka och ifall några avvikelser eller hinder har dykt upp. Ifall något av projekten behöver stöd tas detta direkt om hand av en grupp som består av projektchefen och produktchefer. Ifall denna grupp inte kan lösa frågan eskaleras den till projektkontoret. 

För mindre aktiviteter i projekten, linjen eller i förvaltningen, bör ytterligare en organisation upprättas – uppdragshantering. Resurserna för uppdragshantering ingår i samma pool av resurser som är tillgängliga för projekten. I de fall projektresurserna inte har uppgifter att utföra, kan de jobba med aktiviteter i uppdragshanteringen likväl som uppdragshanteringens resurser kan utföra mindre uppdrag åt projekten. Uppdragen ska även de prioriteras sinsemellan och varje påbörjat uppdrag ska slutföras innan nästa får påbörjas.

Planera projekten

Sätt upp en målbild för projektet i vilken viktiga effektmål ska visas. Efter det dokumenteras de viktigaste delresultaten i tidsordning samt vilka aktiviteter som kan bedrivas parallellt med varandra. Pricka även ut den kritiska linjen för projektet, d.v.s. den kortaste tid som projekt kan ta i anspråk, förutsatt att alla viktiga aktiviteter slutförs enligt plan.

För varje delresultat ska ett team tilldelas. Teamet bör inte vara för stort och ska vara så oberoende av andra delresultat som möjligt. Respektive team dokumenterar vilka aktiviteter som krävs för att delresultatet ska uppnås. 

Teamen träffas flera gånger i veckan för korta avstämningsmöten för att följa progressen för delresultatet. Teamledaren rapporterar till projektledaren 1-2 gånger i veckan, projektledaren rapporterar i sin tur till projektchefen en gång i veckan. När ett delresultat är klart ska projektledaren bevisa att så är fallet. Om delresultatet ska användas av ett annat team ska även teamledare för detta delresultat vara med vid överlämningen. 

Projektets dokumentation innehållande tidplan, risker med åtgärdsplan, aktiviteter/aktuella delresultat, problem/hinder samt beslut ska för alla på företaget vara synlig, antingen i ett fysiskt eller i ett digitalt rum. 

Sammanfattning

• Ta reda på hur många projekt/initiativ som samtidigt pågår.
• Prioritera projekten sinsemellan.
• Resursätt de högst prioriterade projekten. Varje resurs ska inte ingå i fler än två projekt samtidigt. 
• Inga nya projekt får startas förrän ett annat har avslutats eller när resurser finns tillgängliga.
• Följ löpande upp status för projekten och hantera eventuella hinder i direkt anslutning till när det rapporteras.

Vill du veta mer?

Kontakta Sten Sucksdorff, sten.sucksdorff@kvadrat.se, 070-518 29 39 eller Anders Dahlberg, anders.dahlberg@kvadrat.se, 070-387 70 60.

Du kan också fylla i dina uppgifter här nedan, så kontaktar vi dig!